Qu'est-ce qu'une mission professionnelle à l'étranger ?
Tout d’abord, définissons ce qu’est une mission professionnelle à l'étranger. Il s’agit d’un déplacement temporaire effectué par un salarié hors de son pays de résidence habituel, dans le cadre de ses fonctions. Ce type de mission est généralement de courte durée, et n’implique pas de modification du contrat de travail ou du statut du salarié, qui reste employé de son entreprise d'origine. La durée maximale d'une mission professionnelle à l'étranger peut varier en fonction de l’entreprise mais elle est généralement de trois mois maximum et peut même aller jusqu’à 180 jours.
Les missions professionnelles à l'étranger peuvent inclure divers types d'activités, telles que :
- Réunions d'affaires : Participation à des conférences, séminaires ou réunions avec des partenaires internationaux pour discuter de projets, négocier des contrats ou établir des relations commerciales.
- Projets spécifiques : Travail sur des projets nécessitant une présence sur place, comme la supervision de chantiers, la mise en place de nouvelles filiales ou la réalisation d'études de marché.
- Formations : Suivi de formations ou de cours spécialisés à l'étranger pour acquérir de nouvelles compétences ou se perfectionner dans un domaine spécifique.
Préparer en amont votre mission professionnelle à l'étranger
Une bonne préparation est essentielle pour réussir une mission professionnelle à l'étranger. Voici quelques étapes clés à suivre :
- Planification : Rapprochez-vous du service voyage de votre entreprise afin de réserver les vols et les hôtels. Établissez un itinéraire détaillé et des objectifs clairs pour votre mission. Cela inclut la définition de vos objectifs, des réunions à organiser et de contacter en amont de votre voyage les personnes que vous souhaitez rencontrer sur place.
- Documents : Vérifier la validité de votre passeport, mais aussi s’il est nécessaire d’obtenir un visa ou un permis de travail spécifique. Dans ce dernier cas, votre entreprise doit vous accompagner dans l’obtention du visa s’il est nécessaire pour votre déplacement. Il est également important de se renseigner sur les formalités douanières et les réglementations locales. Enfin, votre entreprise doit également vous délivrer un ordre de mission qui encadre et formalise vos missions lors du déplacement professionnel.
- Santé : Consulter un médecin avant le départ pour les vaccinations et les conseils de santé. Emporter une trousse de premiers secours et des médicaments de base. Connaître les numéros d'urgence locaux et les hôpitaux à proximité pourrait également s’avérer utile. Nous vous recommandons de souscrire une assurance voyage spécifique qui couvrira vos frais de santé en cas de pépins.
Les obligations de l'employeur lors d'une mission professionnelle à l'étranger ?
Lorsqu'un employeur envoie un salarié en mission à l'étranger, il doit respecter plusieurs obligations légales pour garantir la sécurité et le bien-être du salarié. Parmi ces obligations, on retrouve :
- Assurance santé et sécurité : L'employeur doit s'assurer que le salarié est couvert par une assurance santé adéquate, incluant les soins médicaux, l'assistance et le rapatriement. Il doit également informer le salarié des risques sanitaires spécifiques à destination et des mesures de prévention à prendre.
- Le devoir d’informer la Sécurité sociale du déplacement professionnel en remplissant le formulaire CERFA n°60-3551 « Avis de mission professionnelle à l’étranger ».
- Conditions de travail : Les conditions de travail doivent être conformes aux normes locales et internationales. L'employeur doit veiller à ce que le salarié dispose de tous les équipements nécessaires pour accomplir ses tâches dans des conditions optimales.
- Formation et information : Avant le départ, l'employeur peut fournir une formation et des informations pertinentes sur la culture, les lois et les pratiques locales. Cela inclut également des conseils sur la sécurité, les coutumes et les comportements à adopter pour éviter les malentendus culturels.
Ce qui est pris en charge par l'employeur lors d'une mission professionnelle à l'étranger
Le défraiement est la compensation des frais engagés par le salarié lors de sa mission à l'étranger. L'employeur doit prendre en charge plusieurs types de frais pour garantir le bon déroulement de la mission :
- Frais de transport : Billets d'avion, taxis, location de voiture. L'employeur doit s'assurer que le salarié dispose de moyens de transport sûrs et adaptés à ses besoins.
- Frais d'hébergement : Hôtel, location d'appartement. L'employeur doit veiller à ce que le salarié soit logé dans des conditions confortables et sécurisées.
- Frais de subsistance : Repas, boissons, autres dépenses quotidiennes. Il est important de prévoir un budget suffisant pour couvrir les frais de subsistance du salarié.
- Frais professionnels : Coûts liés aux activités professionnelles, comme les frais de conférence, de matériel ou de communication. L'employeur doit fournir les ressources nécessaires pour que le salarié puisse accomplir ses tâches efficacement.
Il est également primordial de vérifier la politique de remboursement des frais engagés auprès de l’entreprise.
- Procédure de remboursement : Renseignez-vous sur les étapes à suivre pour soumettre les demandes de remboursement, ce qui inclut la collecte des reçus et la soumission des formulaires nécessaires.
- Délai de remboursement : Informez-vous sur les délais dans lesquels l'employeur s'engage à rembourser les frais.
- Limites et plafonds : Vérifier auprès de l’entreprise les limites de remboursement pour chaque type de frais, afin de prévenir les dépenses excessives et de maintenir un budget contrôlé.
Les risques encourus à l'étranger
Partir en mission à l'étranger comporte certains risques qu'il est important de connaître et de gérer pour assurer la sécurité et le succès de la mission. Parmi ces risques, on trouve :
- Risques sanitaires : Exposition à des maladies locales, nécessité de vaccinations, accès limité aux soins médicaux de qualité. Il est essentiel de se renseigner sur les risques sanitaires spécifiques à la destination et de prendre les mesures de prévention appropriées.
- Risques sécuritaires : Instabilité politique, criminalité, risques naturels (séismes, inondations, etc.). L'employeur doit fournir des informations sur la situation sécuritaire du pays et des conseils pour éviter les zones à risque.
- Risques culturels : Choc culturel, difficultés d'adaptation aux coutumes locales, malentendus liés aux différences culturelles. Une bonne préparation culturelle peut aider à minimiser ces risques et à faciliter l'intégration du salarié dans son nouvel environnement.
L'application T.R.I.P ("Travel Risk Intelligence Portal) d'Europ Assistance, par exemple, permet d’avoir accès à un portail d’informations santé et sécurité créé spécialement pour les collaborateurs en voyage. Cela permet d’accéder en temps réel à des informations médicales et de sécurité dans tous les pays du monde, de contacter les numéros locaux d’urgence et d’assistance et d’alerter aussi bien l’employeur que le collaborateur en cas d’événements importants.
Carewings mission, l'assurance adaptée aux collaborateurs en mission à l'étranger
Carewings est une assurance adaptée aux besoins des professionnels d’aujourd’hui et personnalisable.
Elle est modulaire et permet de souscrire la formule la plus adaptée à vos besoins et ceux de vos employés. Que vos collaborateurs partent à l’étranger pour une mission de quelques jours ou de plusieurs semaines, ils seront couverts par des garanties d’assistance et d’assurance adaptées telles que :
- La couverture des frais médicaux jusqu’à 5 millions d’euros
- L’assistance, rapatriement à hauteur des frais réels
- La téléconsultation afin de pouvoir parler avec un médecin à tout moment
- L’individuelle accident de voyage en cas de décès ou d’accident
- La responsabilité civile vie privée à l’étranger
- L’option loisirs pour couvrir les voyages de loisirs avant/après la mission
- L’option télétravail pour télétravailler depuis l’étranger
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